Privacyverklaring Gereformeerde Kerk Zwijndrecht en omstreken

1. Algemeen

Over de Gereformeerde Kerken en haar gemeenten

De organisatie van de Gereformeerde Kerken en haar gemeenten is kerkelijk gebonden aan specifieke kerkelijke regels, opgenomen in de “Kerkorde van de Gereformeerde Kerken in Nederland”. Maar ook vervat in de huishoudelijke regelingen (van classis en generale synode) die voortvloeien uit artikel 28 van die kerkorde. Deze regels werken ook door in de privacybescherming. De Algemene Verordening Gegevensbescherming geeft ruimte aan de kerken om conform hun eigen kerkelijke regels gegevens te verwerken. Maar ontslaat de kerken niet om ook aan regels uit de AVG te voldoen.

De Gereformeerde Kerken bestaat uit lokale gemeenten, met ieder hun eigen

verantwoordelijkheid. De gemeenten en haar diaconieën bezitten rechtspersoonlijkheid. Binnen de Gereformeerde Kerken zijn drie kerkelijke vergaderingen te onderscheiden (artikel 28 kerkorde). De kerkenraad, dit zijn de vergaderingen van de plaatselijke kerken. De classisvergaderingen die gevormd worden door afgevaardigden van de plaatselijke kerken. Vergaderingen van de generale synode die gevormd wordt door afgevaardigden vanuit de classisvergaderingen. De laatste twee zijn zogenaamde meerdere vergaderingen.

Over deze privacyverklaring

Voor de Gereformeerde Kerken en haar gemeenten is privacy en een veilige omgeving van groot belang. Deze privacyverklaring is bedoeld om informatie te geven over het gebruik van persoonsgegevens binnen de Gereformeerde kerk Zwijndrecht e.o. (hierna “de gemeente”). Daarnaast geeft deze verklaring inzicht in de doelen en grondslagen van gegevensverwerking binnen de gemeente. Betrokkenen kunnen in deze verklaring lezen welke persoonsgegevens worden verwerkt.

Deze verklaring beschrijft tevens de rechten die een betrokkene heeft met betrekking tot de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens en wie daarvoor de contactpersoon binnen de gemeente is.

Algemene maatregelen ter bescherming van persoonsgegevens

Elk kerklid heeft het recht dat er zorgvuldig en rechtmatig met uw persoonsgegevens wordt omgegaan. Daarom zorgt de gemeente ervoor dat uw privacy rechten en gegevensbescherming op orde zijn door deze standaard te beveiligen en privacyregels

standaard toe te passen. Binnen de gemeente is een ieder die op basis van zijn kerkelijke functie gegevens ontvangt tot geheimhouding verplicht en mag deze alleen gebruiken voor het doel waarvoor hij deze heeft verkregen. Om op een veilige en bewuste manier om te gaan met persoonsgegevens heeft de gemeente diverse beleidsmatige maatregelen

getroffen. Een kerklid heeft zelf ook de plicht om zorgvuldig met de aan hem ter beschikking gestelde persoonsgegevens om te gaan en uitsluitend te gebruiken overeenkomstig het doel waarvoor de persoonsgegevens aan hem zijn verstrekt.

De rechten van het kerklid, de procedure bij een verzoek en de contactgegevens van de gemeente

Om te voldoen aan verzoeken van betrokkenen en ervoor te zorgen dat er passende en organisatorische maatregelen worden genomen om aan de privacyregels te voldoen heeft de gemeente de coördinatie van die waarborgen belegd bij de scriba.

Om in contact te treden of een verzoek conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming te doen kunt u contact opnemen met de scriba via scriba@gkzwijndrecht-eo.nl.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming geven betrokkenen de volgende rechten:

1. 1. Het recht op dataportabiliteit (overdraagbaarheid van persoonsgegevens)

Het recht om uw eigen persoonsgegevens die zijn verzameld op basis van toestemming of vanwege de uitvoering van een overeenkomst in een digitaal gangbaar en leesbaar formaat te ontvangen en/of te verstrekken aan een andere partij.

1. 2. Het recht op vergetelheid

Het recht om ‘vergeten’ te worden. Uitschrijving uit de gemeente is mogelijk en de gemeente moet voldoen aan uw verzoek om vergeten te worden voor zover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de gemeente zich daar niet tegen verzetten.

1. 3. Recht op inzage

Het recht van mensen om hun persoonsgegevens die worden verwerkt in te zien.

1. 4. Recht op rectificatie en aanvulling

Het recht om de persoonsgegevens die van het kerklid worden verwerkt te laten wijzigen. Gegevens kunnen worden gewijzigd indien men van mening is dat deze niet kloppen, voor zover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de gemeente zich

hiertegen niet verzetten.

1. 5. Het recht op beperking van de verwerking

Het recht om minder gegevens te laten verwerken, voor zover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de gemeente zich hiertegen niet verzetten.

1. 6. Het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Oftewel: het recht op een menselijke blik bij besluiten. U krijgt bijvoorbeeld alleen een brief van de kerk als de verantwoordelijke persoon heeft besloten u de brief te sturen, niet omdat een computersysteem u een automatisch bericht stuurt.

1. 7. Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking

Zie de verwerkingen zoals die opgenomen zijn in het verwerkingsregister.

1. 8. Het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Dit is uitsluitend mogelijk nadat stap 7 is bewandeld en niet tot een oplossing heeft geleid. Hiervoor wordt verwezen naar de website: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf- doen/privacyrechten/klacht-indienen-bij-de-ap

Voor een verzoek met betrekking tot één van de bovenstaande rechten neemt u contact op met de scriba via scriba@gkzwijndrecht-eo.nl.

Bij attestatie als lid van de kerk naar een zusterkerk vereist artikel 63 van de kerkorde dat u een verzoek richt aan de plaatselijke kerkenraad via de scriba; scriba@gkzwijndrecht-eo.nl. Voor uitschrijving als lid van de gemeente dient u een uitdrukkelijk verzoek daartoe te richten aan de kerkenraad via de scriba; scriba@gkzwijndrecht-eo.nl.

De kerkenraad zal vervolgens uw verzoek behandelen. Bij het voldoen aan uw verzoek moet de kerkenraad rekening houden met de privacy rechten van anderen en het gerechtvaardigd belang en de gerechtvaardigde activiteiten van de gemeente.

2. Verwerkingen vanwege de algemene organisatie &

LEDENADMINISTRATIE

Binnen de gemeente vindt een aantal verwerkingen plaats die direct verband houden met de kerkorde. Het gaat om verwerkingen in het kader van de algemene organisatie (bijvoorbeeld verkiezingen van ambtsdragers) en de ledenadministratie. Namens de kerkenraad wordt een administratie van leden en betrokkenen bijgehouden op basis van het gerechtvaardigd belang om de leden en betrokkenen zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn én om de overeenkomst van het lidmaatschap uit te voeren. Hieronder staat om welke situaties het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag voor de verwerking is.

Verkiezing van ambtsdragers

De kerkorde schrijft voor dat ambtsdragers door de gemeente worden verkozen. Binnen deze verkiezingsprocedure worden persoonsgegevens verwerkt.

Allereerst worden door gemeenteleden namen genoemd van leden die naar hun mening geschikt zijn voor het ambt.

De kerkenraad maakt de namen van de verkiesbare broeders bekend via de afkondigingen. Daarna krijgen de gemeenteleden een lijst met de namen van de verkiesbare broeders. De uitslag van de verkiezing wordt ook via de afkondigingen bekendgemaakt.

Grondslag: De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, en het gerechtvaardigd belang van de gemeente om haar ambtelijke structuren vorm te geven naar haar eigen inrichtingsvrijheid.

Ledenadministratie

Voor zover bekend en van toepassing worden de volgende burgerlijke gegevens geregistreerd:

• Naam
• Voornamen (doopnamen)
• Voorletters;
• Straatnaam,
• Huisnummer,
• Postcode,
• Woonplaats,
• Geboortedatum en – plaats,
• Geslacht,
• Telefoonnummer,
• E-mailadres,
• Burgerlijke staat met vermelding van de datum van ingang van de huidige burgerlijke staat

Alsmede de volgende kerkelijke gegevens:

• Doop, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van de gemeente waar binnen de doop werd bediend
• Belijdenis van het geloof, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van gemeente waar belijdenis van het geloof werd gedaan
• Kerkelijke huwelijksbevestiging, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van de gemeente, waar de huwelijksbevestiging heeft plaatsgevonden;
• Datum van overkomst uit een andere gemeente of uit een andere kerkgemeenschap, met vermelding van de naam van deze gemeente c.q. kerkgemeenschap;
• Datum van vertrek dan wel overschrijving naar een andere gemeente met vermelding van de naam van de nieuwe gemeente,
• Datum van overlijden,
• Datum van overgang naar een andere kerkgemeenschap,
• Datum van onttrekking aan de gemeenschap van de gemeente.
• Gegevens in verband met het einde van het lidmaatschap van de gemeente: Grondslag: De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten.

Financiële administratie

In de boekhouding van de kerk worden persoonsgegevens vastgelegd van leden en betrokkenen, die verband houden met financiële transacties waarbij de kerk betrokken is.

Het gaat dan o.a. om traktementen, vergoedingen, kerkelijke bijdragen, kostendeclaraties en afgesloten overeenkomsten.

Grondslag: Om voldoende financiën te verkrijgen, verzoekt de gemeente haar leden op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigde belang om een financiële bijdrage.

3. Verwerkingen vanwege het plaatselijk leven en werken van de gemeente

Binnen de gemeente vindt een aantal verwerkingen plaats die direct verband houden met het plaatselijke gemeenteleven en werken van de gemeente. Hieronder staat om welke situaties het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag voor de verwerking is.

Kerkblad (maandelijks)

Op basis van lidmaatschap en/of verkregen toestemming worden in papieren en online afgeschermde kerkbladen de volgende gegevens gepubliceerd:

Van nieuwe leden:

1. Naam, geslacht, geboortedatum, woonadres, e-mailadres en telefoonnummer(s). Van bestaande leden:

1. Mutaties als geboorte, doop, belijdenis, huwelijk, overlijden, vertrek naar een zustergemeente of onttrekking aan de gemeente
2. Wijziging van contactgegevens (adres, e-mailadres, telefoon).
3. Verjaardagen en op verzoek jubilea

Grondslag: De gemeente communiceert deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, haar gerechtvaardigd belang, en de uitvoering van de overeenkomst.

Gemeentegids (minimaal 1x per jaar)

De gemeentegids wordt alleen beschikbaar gesteld aan gemeenteleden. Bij beëindiging van het lidmaatschap van de gemeente moet de gemeentegids worden ingeleverd bij de kerkenraad en wordt de toegang tot digitaal inloggen beëindigd.

In de gemeentegids worden vermeld: naam, geboortedatum, geslacht, kerkelijke status (dooplid of belijdend lid), woonadres, e-mailadres en telefoonnummers(s).

Grondslag: Voor het vermelden van gegevens van gemeenteleden in een gemeentegids heeft de gemeente toestemming verkregen van de betrokkenen.

Afkondigingen / gebed

Tijdens een kerkdienst worden in gebed of anderszins namen van leden van de gemeente genoemd. De openbare kerkdiensten zijn publiekelijk live te volgen via het internet.

Bij toelating van nieuwe leden wordt alleen de naam genoemd. Bij vermelding van ziekte of andere omstandigheden worden naam en globale gegevens omtrent ziekte en gezondheid of andere situatie genoemd.

Grondslag: De gemeente verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om een gemeenschap te kunnen zijn waarin leden naar elkaar omzien en hen op te dragen aan God.

Voor het noemen van deze gegevens in de publieke uitzending verzamelt de gemeente uitdrukkelijke expliciete toestemming.

Geluids- en video- opnamen van de kerkdiensten

Van alle diensten worden geluids- en video- opnamen gemaakt.